Tenere sotto controllo le spese dei viaggi dei dipendenti e, in generale, monitorare lo status della flotta aziendale, aggiornando le anagrafiche e analizzando i consumi e le anomalie dei veicoli. Sono questi i valori aggiunti principali del servizio di Pay-Back Group, società specializzata nel trattamento, nell’analisi e nella valorizzazione dei dati. 

Il supporto di Pay-Back ai clienti è finalizzato ad un obiettivo di fondamentale importanza, specie in questo periodo storico che stiamo attraversando: il controllo del TCO (Total Cost of Ownership) e, di conseguenza, il monitoraggio dei costi. A testimoniarlo, nel concreto, è la case history di ENGIE Italia, azienda nota per essere tra le principali realtà italiane specializzate nella produzione e distribuzione di energia elettrica, gas naturale ed energia rinnovabile. Abbiamo intervistato il Responsabile dei Servizi Generali e Mobility Manager della società, Claudio Sposato.

ENGIE ITALIA VERSO LA TRANSIZIONE ENERGETICA

Quella di ENGIE è una flotta ampia, che ha avviato il suo cammino verso la transizione energetica. “Il parco auto del Gruppo ENGIE in Italia è composto da circa 1300 vetture, di cui circa 430 assegnate in fringe benefit, suddivise a loro volta in due fasce, e circa 870 automezzi di servizio. Attualmente il 26% è rappresentato da veicoli “green” (full hybrid, plug in, full electric, metano) – spiega Sposato – Tutte le nostre auto sono acquistate con la formula del noleggio a lungo termine e lavoriamo principalmente con tre/quattro fornitori scelti periodicamente tramite gare”.

La strategia di ENGIE Italia è quella di accelerare la transizione verso un’economia carbon neutral, aggiunge Sposato, “attraverso l’accelerazione nello sviluppo delle energie rinnovabili e nella crescita delle infrastrutture decentralizzate e l’offerta di soluzioni innovative a basse emissioni di carbonio ai nostri clienti. Una strategia adottata introducendo tutte le azioni per ridurre la nostra Carbon Footprint. Lo abbiamo fatto nelle nostre sedi e lo stiamo applicando nella gestione della flotta auto. Pertanto, oggi la car list prevede solo auto ibride o elettriche, ad eccezione delle auto di servizio (dove ancora ci sono pochi modelli a disposizione), e abbiamo l’obiettivo di arrivare nel 2024 ad utilizzare auto green per oltre il 50% del parco”.

LA PARTNERSHIP CON PAY-BACK

In questo contesto si inserisce la partnership con Pay-Back, una collaborazione, racconta il Mobility Manager, “iniziata alcuni anni fa sul controllo e l’analisi delle spese per i viaggi, con due principali obiettivi: verificare il rispetto degli accordi contrattuali dei principali vettori, con un conseguente controllo dei costi; e verificare l’allineamento tra i viaggi effettuali e la nostra travel policy”.

L’analisi di Pay-Back, effettuata tramite una piattaforma dedicata, viene completata e riassunta attraverso la redazione di una reportistica periodica dettagliata e puntuale dalla quale, tra l’altro, vengono evidenziate le azioni da intraprendere per ottimizzare i costi. “Dallo scorso anno, considerato l’eccellente lavoro compiuto nel settore travel, abbiamo esteso la collaborazione anche all’analisi della flotta auto. Con un parco di circa 1300 auto e costi annui totali di circa 10 milioni di euro, con una media di circa 150 vetture/anno sostituite e nuovi ordini, è per noi molto importante effettuare una verifica puntuale sui costi fatturati dai noleggiatori e dai principali fornitori di servizi, a partire dal carburante, e mantenere costantemente aggiornate ed allineate le anagrafiche” sottolinea Sposato.

L’IMPATTO DEL COVID

Una serie di servizi in outsourcing che assume ancora più valore dopo l’avvento del Covid. Come spiega Sposato, la pandemia ha avuto un forte impatto sul mondo del lavoro, cambiandone i ritmi, gli spazi, i flussi e accelerando i processi nel definire una nuova normalità “in cui la presenza in azienda, in nuovi spazi di lavoro riorganizzati e flessibili, si alterni con lo smart working, che del resto stiamo già mettendo in atto”.

“Questo nuovo modo di lavorare comporterà conseguentemente anche una diversa mobilità e allo stesso tempo nuove esigenze nei confronti di tutti gli attori della filiera, come per esempio formule di noleggio diverse e più brevi, servizi evoluti di car sharing e car pooling con veicoli elettrici e/o ibridi”. Le aziende del Fleet Management, in questo contesto, “devono supportare questa evoluzione del settore offrendo soluzioni, anche nuove, che possano accompagnare le società verso questa transizione”.

VANTAGGI E FUTURO

Per quanto riguarda i vantaggi della collaborazione con Pay-Back, Sposato non ha dubbi. “Pay-Back fornisce un supporto aggiuntivo alle nostre costanti verifiche interne, sia sull’aggiornamento delle anagrafiche, sia sulle analisi dei consumi e delle eventuali anomalie. Vengono inviati mensilmente 30 tracciati, e ognuno di questi rappresenta il dettaglio della fattura su formato Excel per ogni singola targa e per ogni tipologia di servizio (canone di noleggio, canone di manutenzione, sinistri, carburante, ect.): quindi si tratta di circa 50.000 righe di dettagli che Pay-Back mensilmente acquisisce massivamente all’interno della propria piattaforma”.

“I dettagli vengono elaborati e condivisi consentendoci di monitorare i costi e confrontare le previsioni di spesa con il nostro Forecast. Pay-Back, inoltre semplifica ulteriormente la lettura delle informazioni utili alle verifiche amministrative ed operative” specifica il Mobility Manager.

La collaborazione tra ENGIE e Pay-Back è destinata a proseguire ancora maggiormente in futuro. “Il nostro principale obiettivo per il 2021 è quello di consolidare le analisi dei costi della flotta delle auto, per esempio completando le verifiche sui carburanti e sui Telepass, e costruire un ‘pannello di controllo’ con i principali indici di riferimento utili per avere in modo immediato una visione complessiva dell’andamento dei costi. Considerati i positivi riscontri della partnership con Pay-Back, ritengo che in futuro la collaborazione possa essere non solo mantenuta, ma estesa ad altre tipologie di attività: per esempio la telefonia, ambito all’interno del quale la numerosità e la complessità dei dati da trattare, verificare e analizzare è molto alta”.